Coavyn è un’app Windows con dati locali e servizi collegati. Questa pagina distingue i dati che comunichi al fornitore dai contenuti gestiti dal coach nel proprio spazio di lavoro.
01 / RESPONSABILITÀLe persone coinvolte
Il coach usa Coavyn per gestire le proprie registrazioni e le informazioni sui propri clienti. Le scelte sui contenuti, sulle persone registrate e sui destinatari appartengono al suo contesto professionale.
Il fornitore dell’app non riceve automaticamente tutti i dati dei clienti del coach. Un eventuale accesso per assistenza o un altro trattamento deve essere descritto e autorizzato nel suo contesto.
Fornitore: Alessio Bartoli. Professionista con partita IVA.
P. IVA 02731620460 · Via di Poggio Oltreserchio, Traversa 1, n. 102/F, Località Santa Maria a Colle, 55100 Lucca (LU), Italia.
Contatto unico: hello@coavyn.com
Per informazioni, richieste di prova, assistenza e privacy.
Alessio Bartoli è il titolare del trattamento dei dati ricevuti per informazioni, richieste di prova e assistenza Coavyn. È inoltre titolare dei trattamenti necessari all’erogazione del sito pubblico; il servizio di hosting è descritto nella sezione dedicata. Il coach resta responsabile di individuare il proprio ruolo, le finalità e la base giuridica per i dati delle persone seguite. La fornitura del programma non comporta da sola l’accesso di Alessio Bartoli alle registrazioni o al database del coach.
Quando contatti Coavyn
Per rispondere a richieste di informazioni, prova o assistenza possono essere trattati nome, indirizzo email, contenuto della conversazione, versione dell’app e dettagli tecnici pertinenti. Puoi scrivere a hello@coavyn.com tramite i collegamenti email presenti nel sito; il messaggio viene inviato dal programma di posta che scegli di utilizzare.
Finalità e basi giuridiche
Le richieste che precedono un possibile acquisto e l’assistenza relativa al rapporto con l’utilizzatore sono gestite per svolgere misure precontrattuali richieste dalla persona o eseguire il contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Per quesiti generali non collegati a un rapporto contrattuale, la base è l’interesse legittimo a rispondere alla richiesta ricevuta (lett. f). Si usano solo i dati necessari alla risposta, senza riutilizzarli per pubblicità o profilazione e rispettando il diritto di opposizione. Le richieste di esercizio dei diritti e gli eventuali obblighi legali sono gestiti per adempiere agli obblighi applicabili (lett. c).
Fornire un recapito e una descrizione sufficiente è facoltativo, ma senza di essi potrebbe non essere possibile rispondere. Non occorre trasmettere registrazioni, trascrizioni, credenziali, database o backup dei clienti. Se un allegato contiene dati non necessari, l’assistenza chiederà una versione ridotta e rimuoverà la copia non necessaria.
Le richieste non comportano iscrizione a newsletter o autorizzazione a messaggi pubblicitari. Il sito non effettua profilazione né decisioni automatizzate sulle persone. L’eventuale sintesi AI delle coaching è una funzione separata dell’app, attivata dal coach.
02 / LO SPAZIO DI LAVOROQuali dati tratta l’app
Il workspace può contenere anagrafiche e contatti dei clienti, categorie, alias, note, appuntamenti, associazioni delle coaching, registrazioni, trascrizioni, sintesi ed evidenze. Comprende inoltre impostazioni, stati dei lavori e delle consegne, informazioni sui consumi API e dati necessari a riprendere le operazioni senza duplicarle.
Queste informazioni servono a organizzare gli incontri, associare correttamente i clienti, archiviare i video e svolgere le funzioni che l’utente ha configurato. L’esportazione CRM permette di scaricare dati dei clienti; non equivale a un’esportazione completa di ogni contenuto del workspace.
03 / IL COLLEGAMENTO GOOGLECalendar e due usi diversi di Drive
Calendar: leggere gli incontri
Coavyn legge l’elenco dei calendari e gli eventi del calendario selezionato. Titoli, partecipanti, date e orari disponibili aiutano il matching con le coaching e la visualizzazione degli incontri. Il connettore non crea, modifica o cancella eventi Calendar.
Drive come archivio
La cartella scelta diventa la destinazione dei video archiviati da Coavyn. L’app usa l’accesso ai file autorizzati tramite Picker o creati dall’app, verifica metadata e permessi e prepara il collegamento al video finale. Gli accessi ereditati dalla cartella scelta possono rendere il contenuto disponibile ad altre persone: controllali prima dell’uso.
Drive come sorgente, facoltativa
È una funzione distinta: Coavyn può leggere una cartella che contiene registrazioni prodotte fuori dall’app, comprese le sottocartelle, rilevare nuovi video stabili e scaricarne una copia sul computer. La prima scansione completa registra il pregresso come punto di partenza, senza importarlo automaticamente. La funzione sorgente non rinomina, sposta o cancella gli originali.
Un consenso più ampio. La sorgente remota richiede separatamente drive.readonly, che consente di leggere e scaricare i file accessibili all’account Google. Il permesso non è limitato da Google alla cartella selezionata: è Coavyn a circoscrivere la scansione a quella cartella. Il solo Picker non garantisce l’accesso a tutti i file contenuti o futuri.
Il collegamento avviene nel browser di sistema, con ritorno all’app. I token personali sono conservati nel profilo Windows del coach; non vengono trasferiti dal primo coach agli altri utenti.
04 / I SERVIZI FACOLTATIVIQuando i dati lasciano il computer
OpenAI: audio e testo per l’analisi
Se l’analisi è abilitata, l’audio estratto dalla registrazione viene inviato alle API OpenAI per la trascrizione. Il testo viene usato per produrre una sintesi con riferimenti alle fonti. Questo può riguardare anche video acquisiti dalla sorgente Drive.
La versione esaminata non esegue chiamate di addestramento e imposta store=false per la sintesi tramite Responses. Questo parametro non equivale a una garanzia generale di conservazione nulla. Trattamento, conservazione e impostazioni dipendono anche dall’account API e dalle condizioni del fornitore.
Telegram: messaggio e link del video
Se configurata e abilitata, la consegna invia alla chat associata il messaggio previsto e il collegamento al video finale. I controlli includono destinatario, stato della consegna e pausa degli invii. Non è corretto considerare l’archiviazione del video come conferma che il messaggio sia già partito.
Google, OpenAI e Telegram forniscono servizi distinti. Il coach deve avere titolo a trattare i contenuti e a usare i servizi configurati per le persone coinvolte.
05 / DOVE RESTANO I DATICopie locali, cloud e backup
Database, preferenze e contenuti del workspace sono conservati nel profilo dati locale. I video caricati restano anche nella destinazione Drive. Download dalla sorgente remota, esportazioni e backup possono creare ulteriori copie.
Il vault protegge credenziali e sessioni tramite DPAPI per l’utente Windows. Il database e i media della versione esaminata non hanno cifratura applicativa: non dichiariamo che tutti i dati locali siano cifrati. La protezione del dispositivo e del disco dipende anche dalla sua configurazione.
L’audio temporaneo viene rimosso dopo il salvataggio duraturo della trascrizione. Trascrizioni, sintesi, riferimenti e dati di ripresa delle operazioni possono rimanere nel database. Il backup include database, preferenze, media conservati nell’app e credenziali protette; non è una copia automatica di ogni cartella esterna.
Per l’assistenza, gli allegati diagnostici sono eliminati entro 30 giorni dalla chiusura della richiesta; le conversazioni sono conservate per 12 mesi dalla chiusura. Si tratta di una procedura del fornitore, non di una cancellazione automatica eseguita da Coavyn. Eventuali dati strettamente necessari per obblighi di legge o controversie sono separati e conservati solo per il periodo necessario alla relativa finalità. Le semplici richieste informative, se non proseguono in una prova o in un rapporto, sono eliminate quando la gestione della richiesta è conclusa. I contenuti nel computer del coach e nei suoi account non seguono i termini dell’assistenza: il coach deve stabilire e applicare i tempi pertinenti al proprio trattamento, considerando anche le copie e i backup.
06 / LE TUE SCELTESospendere, revocare, cancellare
L’installazione parte inattiva. Puoi lasciare scollegati i servizi facoltativi e scegliere quando attivare il lavoro. Per sospendere tutte le nuove attività usa Manutenzione e attendi la conclusione di quelle già avviate; la sola pausa delle consegne non arresta acquisizione, upload o analisi.
Puoi revocare l’autorizzazione dalle connessioni alle app di terze parti del tuo Account Google. La revoca interrompe l’accesso successivo ma non elimina i dati già scaricati, i video archiviati, i backup o i messaggi già consegnati.
Interrompere l’uso o disinstallare il programma non va considerato una cancellazione completa di tutte le copie. Dati locali, Drive, esportazioni e servizi esterni richiedono una gestione distinta.
Per i dati ricevuti dall’assistenza, puoi chiedere accesso o cancellazione al contatto dedicato oppure scrivere all’indirizzo professionale indicato sopra. Il fornitore verifica la richiesta e interviene sulle copie sotto il proprio controllo, fatte salve le conservazioni necessarie previste dalla legge. Non può cancellare a distanza il database del coach, i suoi backup, i contenuti Drive o i messaggi Telegram. Per questi contenuti occorre intervenire nei rispettivi ambienti e verificare anche esportazioni, cestini e copie di sicurezza. La beta non offre qui una promessa di cancellazione totale con un solo comando.
Per chiarimenti o richieste usa il canale di assistenza, senza allegare subito contenuti dei clienti.
07 / QUESTO SITOInformazioni pubbliche, senza un account
Il sito è separato dall’app Windows. Il sito contiene soltanto pagine e asset statici locali: non include moduli, accesso utenti, strumenti pubblicitari, analytics, font esterni o codice di tracciamento.
Il fornitore di hosting può trattare dati tecnici necessari a erogazione e sicurezza, come indirizzo IP e informazioni della richiesta. L’assenza di analytics nel sito non implica l’assenza di log tecnici dell’hosting.
Il sito è ospitato su Cloudflare Pages, fornito da Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare tratta dati tecnici delle visite, come indirizzo IP e informazioni sulle richieste, per distribuire le pagine e proteggere il servizio. La base del trattamento è il legittimo interesse del titolare a rendere disponibile e proteggere il sito, limitando i dati a quanto necessario. Il sito è statico: non carica registrazioni o database dei coach e non include moduli, pubblicità, analytics o script esterni. Coavyn non predispone archivi aggiuntivi dei log dei visitatori. Il DPA Cloudflare disciplina i dati trattati per conto del titolare: la conservazione termina alla cessazione del rapporto o prima, quando non sono più necessari per adempiere agli obblighi contrattuali. Per i trattamenti di Cloudflare per proprie finalità valgono i criteri della sua informativa, legati a finalità, necessità e obblighi di legge.
Riferimenti: condizioni Cloudflare, accordo sul trattamento dei dati e informativa Cloudflare.
Log dell’app e assistenza
L’app conserva diagnostica locale. L’esportazione sanitizzata disponibile include versione, conteggi, stato delle attività e alcuni metadata ammessi dei log; esclude dati dei clienti, credenziali, percorsi personali, media, trascrizioni, messaggi e log grezzi. Lo ZIP viene salvato sul PC e non è inviato automaticamente.
Controlla il file prima di condividerlo. Per l’assistenza ordinaria sono richiesti soltanto la descrizione del problema e, se utile, la diagnostica ridotta. Non inviare registrazioni o backup dei clienti. I termini di conservazione dell’assistenza sono indicati nella sezione Copie locali, cloud e backup.
I tuoi diritti
Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità dei dati. Puoi opporti ai trattamenti fondati sull’interesse legittimo; quando un trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo senza pregiudicare la liceità di quanto già svolto.
Per i dati trattati da Alessio Bartoli usa il contatto dedicato oppure l’indirizzo professionale riportato all’inizio della pagina. Potranno essere richieste solo le informazioni necessarie a verificare la tua identità. Il riscontro viene fornito senza ritardo ingiustificato, normalmente entro un mese; un’eventuale proroga motivata nei casi previsti viene comunicata entro tale termine.
Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente. Se la richiesta riguarda una coaching o i dati conservati dal tuo coach, rivolgiti anzitutto al coach: il fornitore del programma non dispone automaticamente di quei contenuti.
Fornitori e trasferimenti
L’assistenza ordinaria è gestita dal fornitore. I servizi di posta e hosting possono trattare i dati necessari all’erogazione delle rispettive funzioni; eventuali altri soggetti devono essere autorizzati per le attività loro affidate. Non viene reso pubblico il contenuto delle richieste di assistenza.
Il dominio coavyn.com è stato acquistato tramite OVHcloud. La casella hello@coavyn.com è attiva sul servizio Zimbra Starter di OVHcloud; accesso, invio e ricezione sono stati verificati dal titolare. Il sito pubblico utilizza Cloudflare Pages. Non dichiariamo che tutti i dati rimangano esclusivamente in Italia o nello Spazio economico europeo.
Cloudflare opera tramite una rete internazionale: il trattamento può avvenire anche fuori dallo Spazio economico europeo, compresi gli Stati Uniti. Il suo DPA prevede le clausole contrattuali standard europee e le ulteriori garanzie applicabili ai trasferimenti soggetti a restrizioni. Per le attività svolte per conto del titolare opera come responsabile del trattamento, con i sub-responsabili indicati nel relativo elenco. I riferimenti contrattuali e l’informativa sono consultabili nei collegamenti qui sotto; puoi chiedere ulteriori informazioni sulle garanzie al titolare.
Elenco dei sub-responsabili Cloudflare.
Posta dedicata
La posta hello@coavyn.com utilizza Zimbra Starter di OVHcloud. OVH SRL opera come responsabile del trattamento per l’erogazione del servizio secondo il proprio accordo sul trattamento dei dati (DPA). Sono trattati recapiti, messaggi, eventuali allegati e metadati necessari alla consegna e alla sicurezza. Le condizioni Zimbra prevedono filtri antispam e antimalware e copie tecniche per il funzionamento del servizio. I tempi dell’assistenza indicati sopra riguardano la casella e le copie gestite dal titolare: la cancellazione dalla casella e dal cestino non attesta l’eliminazione immediata delle copie tecniche OVHcloud. Le condizioni prevedono 15 giorni di conservazione dei contenuti dopo la cessazione del servizio; questo termine non è il tempo di cancellazione di ogni singola email. Per i messaggi in uscita bloccati come spam, fraudolenti o malevoli è prevista una conservazione di 12 mesi. Il DPA disciplina sub-responsabili, accessi remoti per erogazione e manutenzione e, quando applicabili, trasferimenti internazionali con decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard. Le condizioni e l’elenco dei sub-responsabili sono consultabili nei riferimenti seguenti.
Riferimenti OVHcloud: accordo sul trattamento dei dati, condizioni Zimbra, contratti ed elenco dei sub-responsabili e informativa del fornitore.
Google, OpenAI e Telegram intervengono nei flussi dell’app scelti dal coach. I relativi account e condizioni devono essere valutati per il trattamento concreto delle coaching; non sono destinatari automatici delle richieste inviate all’assistenza Coavyn.
08 / DATI GOOGLEUso limitato e trasparenza
L’uso e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API Google da parte di Coavyn rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti Limited Use. I dati sono usati soltanto per le funzioni visibili e dichiarate all’utente, senza vendita, pubblicità o addestramento di modelli generalizzati. I trasferimenti ai servizi configurati avvengono solo quando necessari alle funzioni scelte e con il consenso dell’utente, oppure per esigenze di sicurezza o obblighi di legge. Il fornitore non accede ordinariamente ai contenuti delle coaching: un eventuale accesso umano richiede il consenso specifico dell’utente, salvo necessità di sicurezza o obblighi di legge.
La presenza di questa informativa non certifica l’approvazione OAuth di Coavyn. Pubblicazione del sito, pubblicazione dell’app Google e verifica degli ambiti sono passaggi distinti. Consulta la Google API Services User Data Policy.